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第４５回日本ＳＦ大会とは |
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日本ＳＦ大会は、ＳＦファングループ連合会議の席上、会員の立候補の中から討議決議を経て承認された実行委員会が運営を行い、年一回開催される、日本のＳＦコンベンションを代表するナショナルコンベンションです。
日本ＳＦ大会は、創始以来、ＳＦファン団体の自主的な運営に任され、運営方法等に形式的な規定はほとんどありません。
とはいえ、今までの実行委員会は、参加者からの参加費と運営権を預託され、ボランティア精神と友愛心に則り、参加者を最大限に楽しませるよう努力してきました。
第４５回日本ＳＦ大会も、この伝統を受け継ぎ、参加者に、存分に楽しんでもらえる大会を目指しています。 |
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スタッフの位置付け |
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第４５回日本ＳＦ大会のスタッフは、上に挙げたような第４５回日本ＳＦ大会を実現するために、自らの意志で志願し、参画した、実行委員会のメンバーのことです。
メンバーは自身の意思で実行委員会に参加し、意識的に行動の選択をするよう努めます。 |
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スタッフの果す義務 |
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| １ |
会議への参加 |
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スタッフは、自らの生活に支障を来たさぬ範囲で、以下の会議・会合に参加しなければなりません。
また、その場合の会議とは以下のものを指します。
・実行委員会の定例全体会議および臨時全体会議
・自分が所属するセクションやワークグループの定例会議および臨時会議
・その他、自分の必要とされる会議・会合 |
| ２ |
運営への協力 |
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スタッフは、自らの生活に支障を来たさぬ範囲で、労力を提供しなければなりません。
提供する労力は、単純作業から専門分野での協力まで多岐に渡ります。 |
| ３ |
連絡の確保 |
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スタッフは、自らの生活に支障を来たさぬ範囲で、実行委員会に、連絡先・緊急連絡先等を報告し、またこの連絡を持続しなければなりません。
引っ越し、電話番号・携帯ＰＨＳ番号の切り替えやプロバイダ・所属機関の変更によるアドレス変更等は実行委員会のスタッフ管理セクションまで必ず報告しなければなりません。
実行委員会内の友人を通して情報が入るから良いなどと言うことではなく、常に連絡がスタッフ間相互に取れる環境を出来うる限り維持して下さい。 |
| ４ |
業務上の秘密保持 |
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実行委員会の職務上、参加者・ゲスト・スタッフ等の個人情報や、実行委員会内に限定される情報等に触れる機会がありますが、これを不用意に（または悪意をもって）漏洩するなどの、信用を失墜させる行為は厳に慎まねばなりません。
当然、この守秘義務は、大会終了後も続きます。 |
| ５ |
モラルの維持 |
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ＳＦ大会のスタッフとして、自負と矜持を持って運営に当たらなければなりません。
自分や実行委員会を辱めるような言動は、つとに慎んで下さい。
スタッフ相互、また協力会社やＳＦ大会を開催する会場等の職員方への心配りも忘れないようにしてください。 |
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スタッフの持つ権利 |
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| １ |
運営への参画 |
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第４５回日本ＳＦ大会の運営に参画する事が出来ます。 |
| ２ |
意見の提出 |
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第４５回日本ＳＦ大会の運営に関して、実行委員会に自分の意見を提出することが出来ます。 |
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スタッフの登録 |
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| １ |
志願 |
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スタッフへの志願は、スタッフ心得（本文書）を熟読し、その内容を了承した上で、スタッフ登録票を記載し、スタッフ管理セクションへの提出することを以て成立します。
スタッフ管理セクションは、登録票を受理し次第、スタッフを登録します。 |
| ２ |
登録 |
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志願を受けて、スタッフ管理セクションは、ＳＦ大会実行委員会のメンバーとして志願者を登録します。
この登録が終了次第、すみやかに、スタッフ名簿・過去の全体会議の議事録集・今後の活動予定等が配布されます。
また、メーリングリスト等の各種連絡・打ち合わせ手段の説明などを行います。
これにより、他のスタッフと同様の会議などでの意見の提出など、活動を開始できます。
また、それと共にスタッフとしての守秘義務等も発生します。 |
| ３ |
専用アカウントの発行 |
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スタッフには、ＳＦ大会実行委員会専用のメールアカウント（これをもとにメールアドレスを作ります）が発行されます。
大会の作業のメール連絡およびメーリングリストには、原則としてこのアカウントでご参加いただきます。
メールを使える環境にないスタッフについては、別途、紙媒体での連絡を行います。
その際の通信費は自身でご負担いただきます。 |
| ４ |
大会シグネチャの使用 |
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専用アカウントを使用する際には、所定の「大会シグネチャ」を必ず使用してください。
（大会シグネチャについては、専用アカウント発行時に案内します。） |
| ５ |
名刺の発行 |
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スタッフ管理セクションで必要を認めた場合は、スタッフ用の名刺の発行を行ないます。 |
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脱退 |
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諸処の事情で実行委員会を辞する場合は、書面（メール、ＦＡＸも可）で事務局スタッフ管理セクションにその旨を示して下さい。
口頭での辞意表明だけではトラブルの元になりかねませんので、正式な辞意は書面でに限定します。
書式は特に定めませんが、スタッフを辞める旨の明確な宣言と、名前、記入年月日を最低限明記してください。
脱退に際して、それまで実行委員会から配布された内部資料等の返却は特に求めませんが、処置に困るようでしたら、スタッフ管理セクションに提出ください。
また、脱退後も、スタッフとして知り得た情報に関する守秘義務は無くなりません。 |
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除籍 |
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第４５回日本ＳＦ大会および実行委員会の名誉や信用を著しく失墜させるような言動があり、今後も大会運営に支障を来たすことが容易に想像される等、実行委員会のメンバーとして不適切と全体会議で決議、もしくは実行委員長が判断したスタッフは、実行委員会から除籍できるものとします。
除籍に際して、可能であれば、それまで実行委員会から配布された内部資料等の返却を求めます。
これ等資料はスタッフ管理セクションで回収します。
また、除籍後も、スタッフとして知り得た情報に関する守秘義務は無くなりません。 |
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業務に関わる規定 |
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| １ |
趣旨・方針の統一 |
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スタッフとして行動する内には、どんな第４５回日本ＳＦ大会を開催するのか、どういうゲストを招聘するのかという問題に関して質問を受けたり説明しなければならない場面が多々発生します。
その基本的な点については、公式ステートメントとして纏めていますので、そちらを参照して下さい。
公式ステートメントは、第４５回日本ＳＦ大会が、どういう根拠で、どういう方針を立て、どうやって運営してゆくかという、外部に対しての公的な説明ですので、常に目を通すようにしておいて下さい。 |
| ２ |
報告の義務 |
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スタッフは、実行委員会を代表して行動します。
そのため、独断は絶対に避けなければなりません。
このため、アイデアはまず部門ごとに諮り、その許諾の元に交渉等を開始して下さい。
部門内での判断が不可能な場合は、全体会議に諮って下さい。
また、その交渉内容は、逐次報告し、全体との調整を怠らないようにして下さい。 |
| ３ |
権限逸脱の禁止 |
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スタッフは、様々な交渉上、交渉相手から、いろいろな条件や要望を提示されることがあります。
そして、その条件が、交渉担当者の判断権限を超えることも、多々、発生します。
こうした場合、独断をせず、その条件に関する交渉を一旦凍結して、提示された新条件を実行委員会に持ち帰って下さい。
交渉を延ばせずに、企画が一つ立ち消えになっても、「縁がなかった」だけのことですが、ゲストや協力していただく企業に対して、個別に待遇が変わったとしたら、それは、大会全体に影響を及ぼしてしまいます。
権限の逸脱は絶対に避けて下さい。 |
| ４ |
決裁権の範囲 |
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スタッフの仕事は、仕事ごとに、費用の決済範囲があります。
各員の決裁権は、この仕事ごとに与えられた範囲内に限定されています。
決済権は経理担当の承認のもと、各セクションリーダーにあります。
決済権を持たないスタッフが支払いを行う場合は必ず決裁者の承認を得てください。
また、領収書の宛名は必ず第４５回日本ＳＦ大会実行委員会としてください。 |
| ５ |
役職 |
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スタッフの役職は、必要に応じて増減させますが、基本的にセクションの立ち上げとセクション・リーダーの任免は、実行委員長判断で行います。
またセクション内のワーキンググループの任免はセクションリーダーが行います。 |
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親睦事業 |
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スタッフは親睦として以下の事を行います。
・スタッフが結婚したとき、スタッフ一同として祝電を送る。
・スタッフおよび、スタッフの配偶者が出産した場合、スタッフ一同として祝金５,０００円を出す。
・スタッフが１週間以上、病気または怪我で入院したとき、スタッフ一同として見舞い金５,０００円を出す。
・スタッフおよびスタッフの父母、兄弟、配偶者が死亡したとき、スタッフ一同として弔慰金５,０００円を出し、弔電を送る。
上記事業に該当する場合は、スタッフ管理セクションまで連絡してください。
必要金額は、スタッフ登録者で頭割りし、スタッフ各自が負担します。
また、その徴収はスタッフ管理セクションが行います。 |
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２００４年１２月１日
第４５回日本ＳＦ大会実行委員会
実行委員長 七里寿子 |
